根据相关规定，会议费应由会议组织方承担，不允许向参会人员收取费用。此外，不得以任何形式将会议费用转嫁给下属机构、企事业单位或地方。会议费用的支出范围涵盖住宿费、餐饮费、场地租赁费、交通费、文件打印费以及医药费等项目。为了确保透明度和合规性，会议费的相关证明材料应包括以下内容：会议的具体时间、地点、参与人员名单、会议议程、目的、费用标准及支付凭证等详细信息。