1、明确验房主体信息，包括验房机构/验房师的资质证书编号、联系方式、服务团队组成，以及委托方的姓名、联系方式、房屋地址等基本信息。

2、约定验房范围与内容，涵盖房屋结构、墙面地面顶面、门窗、水电系统、防水工程、厨卫设施、暖通空调、装修材料品牌规格等，需一一列明避免遗漏。

3、确定验房标准，需符合国家《住宅室内装饰装修设计规范》《建筑装饰装修工程质量验收标准》等相关规范，同时明确装修合同约定的个性化验收要求。

4、明确验房时间与流程，标注具体验房日期、到场时间，以及初验、问题反馈、复验的时间节点，复验次数与免费复验期限也需写入。

5、约定验房报告交付要求，明确报告出具时限(一般为验房后1-3个工作日)、报告形式，报告需包含问题明细、现场照片、整改建议、验收结论等核心内容。

6、确定服务费用及支付方式，写明总服务费金额、支付节点(如签约付定金、出具报告付尾款)、发票开具类型及时间，明确未按约定完成服务的退费规则。

7、明确双方权利义务，委托方需配合提供房屋钥匙、装修合同、材料清单等资料，验房方需保证客观公正验房、对验房数据真实性负责，且需对房屋内物品尽到保管责任。

8、约定违约责任，验房方未按时出具报告、隐瞒重大质量问题的，需承担退费、赔偿等责任;委托方未按时支付费用、无故阻挠验房的，需支付违约金。

验房过程中发现问题，如何与开发商协商解决

1、全程留存证据，用照片、视频清晰记录房屋问题，标注问题位置、面积、严重程度，同时保存验房报告、购房合同、开发商宣传材料等书面文件。

2、梳理问题清单，按安全隐患类(如墙体开裂、电路短路)、功能缺陷类(如门窗关不严、水管漏水)、观感瑕疵类(如墙面空鼓、瓷砖划痕)分类整理，明确每类问题的整改要求与标准。

3、及时联系开发商，在收房通知书约定的异议期内，以书面形式(函件、邮件)提交问题清单，注明联系方式与沟通时限，避免口头沟通无凭证。

4、选择正式协商渠道，要求开发商指派工程或售后负责人对接，协商时做好录音或书面记录，记录参会人员、协商内容、达成的共识。

5、明确整改诉求，针对安全隐患类问题要求立即停工整改并出具安全检测报告;功能缺陷类问题要求更换合格产品或修复至正常使用状态;观感瑕疵类问题要求按装修标准修复，同时可提出整改期间的临时安置需求。

6、约定整改时限与复验标准，在书面协议中明确每一项问题的整改完成时间，以及复验的时间、流程，约定复验不合格的处理方式。

7、合理提出补偿诉求，若因房屋质量问题导致延期收房，可依据购房合同主张逾期交房违约金;整改期间产生的租房费用、物业费等额外支出，可要求开发商承担。

8、协商无果时升级维权，向当地住建局、房管局等监管部门投诉，提交证据材料申请调解;或联合其他业主集体维权，增加协商话语权。