费用发生的时候账务处理是，

借：管理费用等科目，

贷：银行存款等科目。

之后退回费用款项的时候账务处理是，

借：银行存款等科目，

贷：管理费用等科目。

费用退回可以做之前费用的相同分录金额负数，或者相反分录金额正数。