当发票出现作废情况时，必须采取相应措施。首先应立即通知客户，请求他们将该发票退回。一旦收到，需将其与记账联一同处理，明确标注为作废状态并妥善存档。随后，需要为客户重新开具一张新的发票。在此过程中，建议提醒客户在认证时避免勾选此张已作废的发票，以确保账务处理的准确性和合规性。