当企业需要支付违约金时，这笔款项应当被记录在企业的营业外支出科目中。具体的账务处理流程如下：

首先，借记“营业外支出”科目，表示企业增加了一项非日常经营相关的支出。

接着，贷记“银行存款”科目，表明企业通过减少银行账户中的资金来支付该笔违约金。

营业外支出涵盖了企业发生的所有与日常生产经营活动无直接联系的支出，包括但不限于非流动资产处置损失、非货币性资产交换损失、债务重组损失、公益性捐赠支出、非常损失以及盘亏损失等。对于罚款支出和捐赠支出这类特定项目，同样遵循上述原则进行处理，即借记“营业外支出”科目，贷记相应的如“银行存款”等科目。