为了确保车辆费用的合法合规报销，公司需建立私车公用制度，并与员工签订租车协议。

根据《关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》（京地税企[2003]646号），若员工因工作需要租用个人汽车，公司可按照租赁合同或协议支付的租金在税前扣除，前提是取得真实、合法、有效的凭证。

此外，在租赁期内使用汽车所产生的汽油费、过路过桥费和停车费，只要取得相应的真实、合法、有效凭证，也可在税前扣除。然而，其他应由个人承担的费用，如车辆保险费和维修费等，则不允许在企业所得税税前扣除。