企业在使用员工私人车辆进行公务活动时，应签订私车公用协议。在开具了车辆租赁发票之后，这些费用可以记入“管理费用—租赁费”等相关科目，并且允许在企业所得税前扣除。对于报销的员工而言，他们需要按照“财产租赁所得”来计算缴纳个人所得税。
为了确保双方的利益得到公平对待，协议中应明确约定每公里的费用标准，并规定按月或定期进行报销。此外，所有相关的加油票据必须以公司名义开具，即加油票的抬头要写明公司名称。如果未签订此类正式协议，则相关支出将无法享受税前扣除待遇，而是需要作为纳税调增项目处理。